Soepel afrekenen aan de balie: het mobiele pinapparaat

Een bezoeker die aan de balie iets wil afrekenen, een deelnemer die ter plekke voor een cursus betaalt, of een gast die een kleine aankoop doet in de wachtruimte: aan de receptie van een organisatie komen betalingen in allerlei vormen langs.

Contant geld wordt zeldzamer, en niemand wil dat iemand staat te wachten omdat het afrekenen stroef verloopt. Een goed gekozen pinoplossing lost dat op.

Waarom de balie steeds vaker pint

Nederlanders pinnen liever dan ze contant betalen, ook voor kleine bedragen, en contactloos is de norm geworden. Voor een organisatie betekent dat: als je aan de balie betalingen aanneemt, moet dat snel, veilig en zonder gedoe kunnen. Een moderne betaaloplossing voorkomt niet alleen ergernis bij bezoekers, maar scheelt de mensen achter de balie ook tijd, want minder kasgeld betekent minder tellen, wisselen en afstorten. Bij een organisatie waar de receptie het eerste aanspreekpunt is, telt bovendien de indruk die je maakt: iemand die in een paar tellen kan afrekenen, loopt met een goed gevoel weer naar buiten.

Vast of mobiel: wat past bij jullie balie?

Grofweg zijn er twee soorten apparaten. Een vast pinapparaat staat op één plek en is bedraad; een mobiel pinapparaat werkt draadloos en kun je meenemen door het gebouw, bijvoorbeeld naar een spreekkamer of een tijdelijke standplaats bij een evenement. Voor een receptie die af en toe ook op een andere plek moet afrekenen, is die flexibiliteit vaak doorslaggevend. Zit iedereen altijd op dezelfde plek, dan volstaat een vast toestel prima.

Waar je op let bij de keuze

De kosten zitten meestal in drie dingen: de aanschaf of huur van het apparaat, een eventueel maandbedrag en de kosten per transactie. Er zijn aanbieders met en zonder vast abonnement, dus verdiep je vooraf in wat bij jullie aantal betalingen past. Ook handig om te weten: met de nieuwste techniek kun je zelfs een gewone smartphone als pinautomaat gebruiken, zonder los kastje. Wil je vergelijken en daarna een pinapparaat kopen, kijk dan naar de transactiekosten, de uitbetaaltermijn en of het apparaat contactloos en met mobiele wallets overweg kan. De brancheorganisatie Betaalvereniging Nederland publiceert neutrale informatie over veilig en betrouwbaar betalingsverkeer, nuttig als naslag voordat je een keuze maakt.

Ook prettig voor je collega's

Een soepel betaalproces is niet alleen fijn voor de bezoeker, maar ook voor de mensen die de balie bemannen. Minder contant geld betekent minder kans op telfouten, minder momenten waarop de kas moet kloppen en minder gedoe met wisselgeld. Een licht, intuïtief apparaat is bovendien snel onder de knie, ook voor een collega die maar af en toe invalt. Kies daarom iets met een duidelijk scherm en een logische bediening, zodat niemand hoeft te zoeken terwijl er iemand voor de balie staat te wachten.

Veiligheid regelt zich grotendeels vanzelf

Betalen met pin en contactloos verloopt via beveiligde, gecertificeerde systemen, dus die kant zit bij een net apparaat goed. Belangrijk is vooral dat je het toestel bij een betrouwbare aanbieder betrekt en de software up-to-date houdt. Zo weet je zeker dat elke transactie versleuteld verloopt en dat de gegevens van je bezoekers veilig blijven. De eerder genoemde brancheorganisatie besteedt ook aan dit onderwerp veel aandacht, dus dat is een goede plek om je in te lezen als je twijfelt over de betrouwbaarheid van een aanbieder.

Zo houd je het afrekenen soepel

Zorg dat het apparaat op een logische plek aan de balie ligt en dat meerdere collega's weten hoe het werkt, zodat het niet vastloopt als iemand vrij is. Check regelmatig of de verbinding stabiel is, want een hapering in de wifi of het mobiele netwerk vertaalt zich direct naar een wachtende bezoeker. En communiceer duidelijk dat pinnen en contactloos betalen mogelijk zijn. Met een doordachte opzet wordt afrekenen aan de balie een kwestie van seconden, en dat straalt af op hoe professioneel jullie organisatie overkomt.

Bron: ingezonden