Een belangrijk, maar vaak ondergeschoven onderdeel van je werk als assistent is de urenregistratie
Waarom is dit zo belangrijk en hoe kun je dit het beste aanpakken? In dit artikel delen we inzichten en tips.
Waarom is urenregistratie belangrijk?
De vraag in de titel van dit hoofdstuk lijkt makkelijk te beantwoorden, maar blijkt voor veel bedrijven lastig toe te passen. Daarom gaan we even terug naar de kern van het begrip.
Urenregistratie biedt een duidelijk overzicht van de tijd die je aan verschillende taken besteedt. Dit is niet alleen belangrijk voor jouw eigen planning, maar ook voor je werkgever en cliënten.
De meerwaarde van goede urenregistratie
Urenregistratie is véél meer dan alleen een ‘moetje’ om je gewerkte uren bij te houden:
Inzicht in tijdsbesteding
Door precies bij te houden hoeveel tijd je aan taken besteedt, krijg je inzicht in productiviteit. Dit helpt je om je tijd beter te besteden.
Facturatie en salaris
Voor zzp’ers en werknemers die per uur betaald worden, is het handig om een nauwkeurige urenregistratie bij te houden. Dit zorgt ervoor dat je correct betaald wordt.
Projectbeheer
Bij grotere projecten is het belangrijk om te weten hoeveel tijd aan specifieke taken wordt besteed. Dit helpt bij het beheren van budgetten en het plannen van toekomstige projecten.
Transparantie
Voor zowel jou als je werkgever is het belangrijk om een transparant overzicht te hebben van je werkuren. Oók wat betreft overuren. Dit helpt bij het voorkomen van misverstanden.
Hoe regel je de urenregistratie eigenlijk goed?
Het opzetten van een effectieve urenregistratie vereist redelijk wat voorbereiding. Hier zijn een paar stappen om je op weg te helpen:
1. Kies de juiste tool
Er zijn verschillende tools beschikbaar voor urenregistratie: van eenvoudige gratis Excel spreadsheets tot handige software zoals Werktijden.nl. Kies een tool die past bij jouw werkwijze en de behoeften van je organisatie. Belangrijke factoren om te overwegen zijn gebruiksgemak, toegankelijkheid en de mogelijkheid tot rapportages.
2. Stel duidelijke categorieën in
Zorg ervoor dat je duidelijke categorieën hebt voor de verschillende taken. Dit maakt het makkelijker om je uren te registreren en later te analyseren. Voorbeelden van categorieën kunnen zijn: administratieve taken, klantencontact, projectwerk en vergaderingen.
3. Maak het een dagelijkse gewoonte
Consistentie is key bij urenregistratie. Zorg ervoor dat je dagelijks je uren bijhoudt. Of laat het bijhouden door een tool. Dit voorkomt dat je taken vergeet te registreren en zorgt voor een beter overzicht. Plan bijvoorbeeld aan het einde van elke werkdag een paar minuten in om je uren bij te werken.
Tot slot: onderschat een goede urenregistratie niet
Urenregistratie is een súper belangrijk onderdeel van het werk van een assistent. Helaas wordt het nog te vaak als saai en zelfs onbelangrijk gezien. Het biedt inzichten in je tijdsbesteding als assistent, helpt je efficiënter werken en zorgt voor een nette en correcte uitbetaling. Kies de juiste tool en ga ermee aan de slag.
Bron: werktijden.nl