Vrijwel iedereen loopt er eens tegenaan: je bent niet zo productief als je zou willen zijn.
Het probleem is dikwijls een gebrek aan planning, overzicht en de juiste prioriteiten. In dit artikel deelt Björn Deusings hoe je deze zaken onder de knie krijgt. Als expert in timemanagement, feedback training én schrijver van het boek ‘Elke dag om 15 uur klaar!’ weet hij daar namelijk alles van.
1. Beperk je tot één agenda en één takenlijst
Leg alle taken, afspraken en verantwoordelijkheden vast in één agenda en één takenlijst. Taken die je binnen een half uur uit kunt voeren zet je in je takenlijst. Afspraken, reistijden en overige tijdsgebonden klussen, evenals taken waarmee je langer dan een half uur bezig zult zijn, zet je in je agenda.
Op die manier creëer je overzicht en kun je doelbewust aan de slag gaan. Het is belangrijk dat je in een oogopslag kunt zien wat er per dag en per week van je wordt verwacht.
2. Weet en structureer waar werk binnenkomt
Dagelijks komen er verzoeken, taken en afspraken binnen waarover je dient te beslissen of, wanneer en hoe je ze uit gaat voeren. Zorg dat duidelijk is waar deze informatie binnenkomt en minimaliseer deze plekken. Er geldt namelijk: hoe minder verzamelplekken, des te minder tijd het verwerken kost.
3. Loop regelmatig je systeem en verzamelplekken na
Om zo productief mogelijk te kunnen zijn dien je op de hoogte te blijven van veranderingen in je planning, taken en afspraken. Zo kun je namelijk de juiste prioriteiten blijven stellen en kom je niet onverhoopt in tijdsnood.
Plan dagelijks een vast moment in om je verzamelplekken, takenlijst en agenda na te lopen en te prioriteren. Plan een wekelijks moment in om alles volledig op te schonen.
4. Deel intimiderende werkzaamheden op in stukken
Werkzaamheden volgens planning uitvoeren kan behoorlijk overweldigend lijken. Deel daarom grote klussen, taken of opdrachten op in overzichtelijke stukken. Doe dit volgens het principe van een ‘mini-scrum’: denk na over het resultaat dat je ermee wilt bereiken, welke stappen je daarvoor moet zetten en wat dit qua tijd van je vergt.
Bron: feedbackgeven.nl